⚠️ Point de vigilance : quels textes font foi ?
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, publié au Journal officiel du 4 août 2026, fixe les 33 indicateurs du référentiel national qualité. Il entre en vigueur le 1er novembre 2026 (décret du 1er août 2026, articles 1 et 2). Une nouvelle version du guide de lecture, qui précise les attentes de l’audit, est attendue. Cet article s’appuie sur le décret et sur le guide de lecture en vigueur.
Préparer un audit Qualiopi, c'est d'abord savoir quelles preuves présenter. Pour un CFA, la question se pose à nouveau avec la réforme du référentiel. Cet article vous propose une carte des preuves, classées par grandes familles. Pour chacune, vous saurez ce qui est demandé, quelles traces conserver et ce qu'un logiciel de gestion peut faire pour vous.
Avant de lister des preuves, il faut comprendre comment l'auditeur travaille. Le guide de lecture du référentiel pose quatre principes (source : guide de lecture Qualiopi en vigueur)
C'est à vous de démontrer. Le CFA a la responsabilité de prouver qu'il respecte chaque indicateur. L'auditeur ne cherche pas les preuves à votre place.
Les exemples de preuves ne sont pas une liste à cocher. Le guide cite des exemples pour chaque indicateur, mais ils ne sont pas exhaustifs. Vous pouvez présenter d'autres documents, s'ils montrent que l'exigence est respectée.
La mise en œuvre compte plus que le document. La conformité repose sur l'appréciation de l'auditeur quant à la mise en œuvre des exigences. Elle ne dépend pas de la seule présence ou absence d'un document. Une procédure bien rédigée mais jamais appliquée ne suffit pas.
L'auditeur croise plusieurs sources. Il mène des entretiens, examine des documents et, lors des audits sur site, observe votre fonctionnement. Il travaille sur un échantillon d'actions de formation, choisi dans chacune de vos activités.
💡 Bon à savoir
Une même preuve peut servir pour plusieurs indicateurs, si elle est pertinente. Un compte rendu de visite en entreprise peut par exemple illustrer à la fois le suivi de l'alternance et la prévention des ruptures (Source : guide de lecture Qualiopi V9 du 8 janvier 2024, « Conduite de l’audit »).
Nous avons regroupé les preuves en six familles.
Source : décret du 1er août 2026, article 1
Ce qui est demandé. Votre communication doit être accessible au public, détaillée et vérifiable. À partir du 1er novembre 2026, elle doit préciser notamment le type de reconnaissance de la formation, les modalités pédagogiques et de financement, et ne comporter aucune mention de nature à induire le public en erreur (source : décret du 1er août 2026, indicateur 1). Vos indicateurs de résultats précisent de manière transparente leurs modalités de calcul, ou s’appuient sur des dispositifs existants (source : décret du 1er août 2026, indicateur 2).
Les traces à conserver :
Ce qui est demandé. Le guide en vigueur attend que la prestation et son suivi soient adaptés aux apprenants, notamment les durées, les emplois du temps et les rythmes. Il cite le livret de suivi pédagogique parmi les exemples de preuves (source : guide de lecture Qualiopi V9 du 8 janvier 2024, indicateur 10).
Les traces à conserver :
Lorsque des modules sont réalisés à distance, le CFA vérifie l’effectivité de leur suivi par les apprenants (source : décret du 1er août 2026, indicateur 19).
Ce qui est demandé. Le CFA décrit et met en œuvre des mesures pour favoriser l’engagement des apprenants et prévenir les ruptures de parcours. Il s’assure de la prévention et du traitement de toute situation de violence, de harcèlement ou de discrimination (source : décret du 1er août 2026, indicateur 12). Il dispose d’une procédure de traitement sans délai des situations de rupture liées à des difficultés, violences ou discriminations (source : décret du 1er août 2026, indicateur 14). Il informe les apprentis des dispositifs de prévention et de signalement, et leur communique les coordonnées du médiateur de l’apprentissage (source : décret du 1er août 2026, indicateur 15).
Les traces à conserver : la procédure de traitement des situations de rupture, les supports d’information remis aux apprentis, le suivi des situations signalées.
Ce qui est demandé. Pour les formations en alternance, le CFA doit coordonner les apprentissages réalisés au centre et en entreprise. Le guide en vigueur cite comme preuves les outils de liaison avec l'entreprise, les comptes rendus de visite et les carnets de suivi (source : guide de lecture Qualiopi V9 du 8 janvier 2024, indicateur 13).
Les traces à conserver :
Ce qui est demandé. Le CFA recueille l'avis des apprenants, des entreprises, des équipes pédagogiques et, le cas échéant, des financeurs. Le guide en vigueur attend une sollicitation à une fréquence pertinente, avec des relances et une libre expression. Les réclamations font l’objet de modalités de traitement : le guide cite un tableau de suivi parmi les exemples de preuves (source : guide de lecture Qualiopi V9 du 8 janvier 2024, indicateurs 30 et 31).
L’indicateur 32 prévoit une démarche d’amélioration continue à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations, ainsi qu’une analyse des risques sur la qualité des formations délivrées (source : décret du 1er août 2026, indicateur 32). L’indicateur 33 ne concerne que les actions de formation par apprentissage. Le CFA met en place un dispositif d’évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction. Les résultats sont partagés avec les équipes pédagogiques et donnent lieu à une démarche d’amélioration continue formalisée, dont le CFA mesure périodiquement l’efficacité (source : décret du 1er août 2026, indicateur 33).
Les traces à conserver :
Pour tout savoir sur le nouvel indicateur, lisez notre article sur l'indicateur Qualiopi 33.
Ce qui est demandé. Le guide en vigueur attend des CFA la liste des membres du conseil de perfectionnement et son dernier compte rendu, la liste des personnes chargées de la mobilité et les coordonnées du référent handicap (source : guide de lecture Qualiopi V9 du 8 janvier 2024, indicateur 20).
Le décret prévoit deux seuils, qui doivent être fixés par arrêté. Au-delà d’un nombre d’intervenants par formation, le CFA dispose d’un référent pédagogique par formation (indicateur 19). Lorsque la proportion d’heures d’enseignement réalisées par des intervenants permanents est inférieure à un seuil, il s’assure de la mise en œuvre de modalités renforcées de supervision pédagogique et de contrôle de la qualité des interventions (indicateur 20, source : décret du 1er août 2026, indicateurs 19 et 20). Ces seuils ne sont pas encore fixés.
Les traces à conserver :
Ce qu'un logiciel de gestion change. Les traces sont produites au fil de l'activité, au moment où elle a lieu. Une feuille d'émargement, une réponse à une enquête ou un compte rendu de visite sont enregistrés le jour même, datés et rattachés au bon apprenant ou à la bonne formation. Le jour de l'audit, vous retrouvez ces éléments en quelques clics, au lieu de les reconstituer à partir de fichiers dispersés.
Ce qu'il ne change pas. Un logiciel ne décide pas à votre place. Il ne réalise pas votre veille réglementaire, ne conçoit pas vos programmes et ne choisit pas vos actions d'amélioration. Il ne remplace pas non plus le dialogue avec les entreprises, ni l'engagement de vos formateurs. L'auditeur appréciera toujours la réalité de votre démarche, pas seulement la qualité de vos tableaux.
⚠️ Point de vigilance
Aucun outil ne rend un organisme conforme à lui seul. Méfiez-vous de toute promesse en ce sens.
Ypareo Suite est conçue pour que les preuves naissent de votre activité quotidienne, plutôt que d'être rassemblées dans l'urgence avant l'audit. Voici ce qu'elle apporte pour chaque famille de preuves.
Pour les avis des apprenants et des entreprises. Ypareo Suite permet d'envoyer automatiquement des enquêtes aux apprenants et aux entreprises à chaque étape du parcours, de l'entrée à la sortie. Les formulaires s'adaptent à chaque formation. Les réponses sont centralisées dans des tableaux de bord qualité, qui facilitent l'analyse et le suivi des actions d'amélioration.
Pour les heures de formation. Ypareo Suite aide à produire les plannings, les feuilles d'émargement et le suivi de l'assiduité à partir des données déjà saisies. Découvrez la gestion de l'assiduité.
Pour le suivi en entreprise. Le livret d'apprentissage numérique permet de suivre le parcours de l'apprenti entre le centre et l'entreprise.
Pour la préparation de l'audit. Ypareo Suite permet de retrouver rapidement vos justificatifs, classés par critère du référentiel. Elle permet aussi de suivre les actions engagées après une enquête ou un audit, pour montrer que vos améliorations sont réellement mises en œuvre.
Pour en savoir plus, consultez notre page Qualité et conformité Qualiopi
Pour aller plus loin, consultez notre article sur le nouveau référentiel Qualiopi pour les CFA, notre zoom sur l'indicateur Qualiopi 33.
Il n'existe pas de liste fermée. Le guide de lecture cite des exemples de preuves pour chaque indicateur, mais ils ne sont pas exhaustifs. Le CFA doit démontrer qu'il applique réellement chaque exigence, avec les documents de son choix. Plannings, émargements, comptes rendus de visite, résultats d'enquêtes et plans d'amélioration sont parmi les plus utilisés (Source : guide de lecture Qualiopi V9 du 8 janvier 2024, « Conduite de l’audit »).
Non. Un logiciel de gestion aide à produire et à retrouver les traces de votre activité, ce qui facilite beaucoup la préparation. Mais l'auditeur apprécie la mise en œuvre réelle des exigences par vos équipes. La démarche qualité reste la vôtre, et aucun outil ne garantit à lui seul la conformité.
Non. Le guide de lecture précise que ses exemples illustrent les documents que vous pouvez fournir, sans être exhaustifs. La conformité ne dépend pas de la présence ou de l'absence de l'un d'eux. Vous pouvez présenter d'autres éléments, s'ils montrent que l'exigence est respectée (Source : guide de lecture Qualiopi V9 du 8 janvier 2024, « Conduite de l’audit »).
Pas toutes. Le nouveau référentiel entre en vigueur le 1er novembre 2026. Certains indicateurs appellent de nouvelles traces, par exemple l’évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants (indicateur 33) ou la prévention et le traitement des violences (indicateur 12).
Source : décret du 1er août 2026, article 2 - Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et le guide de lecture V9 du 8 janvier 2024.
