Livret de suivi en entreprise : apprentissage, stage et lien centre
La plateforme centralise dans un même outil le livret d’apprentissage, le livret de suivi de stage et le suivi en centre de formation. Résultat : une seule interface pour piloter toutes les périodes en milieu professionnel, qu’il s’agisse d’un contrat d’apprentissage, d’un contrat de professionnalisation ou d’un stage.
Un suivi structuré de l’alternance grâce au livret d’apprentissage
Le livret électronique d’apprentissage (LEA) est au cœur de la plateforme. Il repose sur un système tripartite qui réunit l’apprenant, le tuteur entreprise et le tuteur école dans un espace de suivi commun.
Frise chronologique et temps forts
Un calendrier sous forme de frise chronologique est présenté à tous les membres du trinôme. Il donne une vision d’ensemble du suivi tout au long de l’année et repère les échéances de chaque rapport. Depuis l’onglet Livret Alternance, chaque utilisateur peut consulter, remplir et signer les temps forts qui lui sont assignés.
Rapports et signatures dématérialisés
Chaque rapport est complété directement sur la plateforme, puis signé électroniquement par les parties concernées. La signature électronique peut être pré-enregistrée dans le profil de l’utilisateur pour gagner du temps sur les validations suivantes. Deux types de contenus sont possibles dans un temps fort : le rapport libre, qui fonctionne comme un document texte ouvert, et le formulaire structuré, construit avec le form builder intégré (SurveyJS ou Forminer selon le besoin d’évaluation de compétences). Les réponses aux formulaires sont exportables au format Excel pour une analyse structurée.
Suivi facultatif et personnalisé
Au-delà du calendrier standard, la plateforme permet de créer des rapports facultatifs pour les apprenants nécessitant un suivi renforcé. Depuis l’onglet Livret Alternance, un simple clic sur l’icône de suivi facultatif ouvre un espace supplémentaire.
Tableau de bord et notifications
L’onglet Tableau de bord résume toutes les actions à effectuer. En cliquant sur une action, l’utilisateur est renvoyé directement vers le temps fort concerné. Les notifications automatiques, configurables à date fixe ou variable, sont envoyées par email et en push sur l’application mobile pour relancer les rapports en attente. Pour vos équipes pédagogiques, cela représente 0 % de temps consacré à la relance manuelle.
Demande de rendez-vous entre tuteurs
La plateforme facilite la prise de rendez-vous supplémentaires entre le tuteur entreprise et le tuteur école. Une demande est envoyée directement depuis le livret et validée par l’autre partie, avec un historique consigné des échanges.
Le livret de suivi de stage : un suivi adapté aux stages courts et longs
Le suivi de stage s’appuie sur le même socle technique que le livret d’apprentissage, avec des spécificités propres aux stages.
Des dates de suivi variables
Contrairement à l’alternance où le calendrier suit le rythme de la formation, les dates de suivi d’un stage sont indexées sur les dates du contrat. Chaque stagiaire dispose d’un calendrier personnalisé avec ses propres échéances.
Alertes et détection de difficultés
Des alertes automatiques sont déclenchées par email dès qu’une difficulté est détectée : mauvaise intégration, problème de bien-être, non-complétion des rapports dans les délais. Ces notifications permettent aux équipes pédagogiques d’intervenir rapidement.
Rapport de fin de stage dématérialisé
Le dossier de fin de stage est complété et signé en ligne, incluant la satisfaction des tuteurs et des stagiaires. Toutes les pièces justificatives sont centralisées au même endroit.
Le suivi en centre : faire le lien entre l’école et l’entreprise
Le livret de suivi en centre complète le livret d’apprentissage en couvrant le déroulé pédagogique au sein du CFA. Il s’adresse à tous les apprenants du centre, qu’ils soient en formation initiale ou en alternance.
Fiche navette de la formation
Le maître d’apprentissage peut consulter ce que fait son apprenant en centre. Cette fiche navette fait le lien entre les périodes en entreprise et les temps de formation, permettant au tuteur de suivre la progression sans multiplier les échanges informels.
Travaux transverses, mémoires et satisfaction
Le suivi en centre couvre également les travaux transverses, le suivi d’un mémoire, les enquêtes de satisfaction et tout processus pédagogique spécifique à la vie en centre de formation. Le paramétrage s’inscrit dans vos choix et pratiques existants.
Alertes automatisées en centre
Comme pour le stage, des notifications automatiques signalent toute défaillance détectée : problème d’intégration, de bien-être, ou complétude insuffisante des rapports.
Validation des compétences : un onglet dédié pour le trinôme
En parallèle du livret, l’onglet Compétences permet à chaque membre du trinôme de suivre et de valider les compétences du référentiel. La formation est découpée en blocs de compétences, et chaque compétence peut être évaluée par trois rôles différents :
- L’apprenant (auto-évaluation, représentée par la couleur violette)
- Le tuteur école (représenté par la couleur verte)
- Le tuteur entreprise (représenté par la couleur jaune)
L’échelle de validation est personnalisable par l’administrateur du CFA : échelle binaire ou système d’étoiles jusqu’à 5 niveaux. Un minimum requis peut être défini pour valider chaque compétence. Les preuves de travail (photos, vidéos, PDF, liens) peuvent être déposées en commentaire de chaque compétence. Il est également possible d’inviter un validateur externe pour une compétence spécifique. Les validations sont exportables au format PDF, Excel ou CSV.
Personnalisation et intégration technique
Intégration avec vos outils de gestion
Connexion simple à la suite Ypareo en place au sein de votre CFA grâce à des API sécurisées. Les données essentielles (apprenants, contrats, formations, calendriers, absences) sont synchronisées automatiquement. Zéro double saisie, des données toujours à jour, un suivi plus fiable et plus fluide.
Application mobile native
L’application mobile permet de remplir les livrets et déposer des preuves de travail depuis n’importe où. Les données se synchronisent dès le retour de la connexion. Un didacticiel de bienvenue guide chaque utilisateur dès sa première connexion, sans besoin de formation préalable. La rédaction d’un rapport et l’évaluation des compétences associées prennent environ 3 minutes.
Traçabilité complète et conformité Qualiopi
Toutes les actions effectuées sur la plateforme (validations, preuves de travail, commentaires, signatures) sont traçables et horodatées. Chaque solution permet de sécuriser votre certification grâce à la constitution automatique de traces support pour vos audits. Aucune limite d’utilisateurs ni de stockage de documents n’est appliquée.
Accompagnement et formation
Des formations sont proposées pour l’équipe pédagogique du centre de formation afin d’assurer la bonne prise en main du livret. Une bibliothèque d’articles d’aide en ligne est également accessible pour tous les utilisateurs. Le support technique est disponible via un chat en ligne avec un membre de l’équipe Ypareo Skills.
Une solution adaptée du CAP au Master
La plateforme accompagne des CFA de 10 apprenants jusqu’à des réseaux de 50 000 apprenants, sur des formations très professionnalisantes comme les BTS et les formations de MFR, jusqu’aux écoles de commerce et universités.
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