Pourquoi la gestion Formation Longue est-elle au cœur de l’activité d’un CFA ?
Un CFA doit répondre simultanément aux exigences du rectorat, des OPCO, de la région et de ses entreprises partenaires. Sans gestion centralisée, les données apprenants, contrats et enquêtes réglementaires sont dispersées et sources d’erreurs. Des informations manquantes sur la fiche apprenant (nationalité, lieu de naissance, date de naissance) peuvent bloquer la production des enquêtes officielles SIFA, du transfert d’effectifs région ou de l’inscription aux examens OCEAN.La Suite Ypareo offre une fiche apprenant complète intégrant inscription, contrat, financement, assiduité et résultats aux examens dans un environnement unique. Les enquêtes officielles (SIFA, CEREQ, transfert d’effectifs région) sont générées directement depuis les données saisies, sans retraitement manuel ni consolidation dans un tableur externe.
Comment la Suite Ypareo gère la Formation Longue de A à Z
Paramétrage initial
Le centre configure ses statuts apprenants, nomenclatures diplômes, secteurs d’activité, formations et données régionales. Ce paramétrage unique alimente l’ensemble des modules : inscriptions, enquêtes, facturation.
Création du dossier apprenant
La fiche apprenant centralise toutes les informations obligatoires : état civil, formation suivie, groupe, entreprise d’accueil, contrat et mode de financement. Le logiciel gère automatiquement la notion d’apprenant mineur ou majeur selon la date de naissance.
Gestion en cours d’année
Absences, convocations, sanctions disciplinaires, notes, visites pédagogiques et résultats CCF sont saisis au fil de l’eau. Chaque donnée est immédiatement disponible dans les tableaux de bord et dans les modules de facturation.
Traitements périodiques et enquêtes réglementaires.
La Suite Ypareo génère les fichiers SIFA, CEREQ, transfert d’effectifs région (format nominatif V3 pour les régions concernées) et les pré-inscriptions OCEAN aux examens. L’historique des enquêtes permet de comparer les différentes campagnes d’une année sur l’autre.
Clôture d’année
Les résultats aux examens sont saisis et les historiques archivés. Les données sont conservées pour alimenter les enquêtes de suivi d’insertion professionnelle les années suivantes.
Ce que ça change concrètement pour vos équipes
La centralisation des données dans la fiche apprenant évite les allers-retours entre services : le secrétariat, le service financier et l’équipe pédagogique travaillent sur le même référentiel en temps réel. Les enquêtes réglementaires, souvent redoutées car chronophages, sont produites en quelques clics depuis les données opérationnelles déjà saisies (sans double saisie, sans Excel intermédiaire).
