ETAPES

Paramétrage initial
Le centre configure ses statuts apprenants, nomenclatures diplômes, secteurs d'activité, formations et données régionales ; ce paramétrage unique alimente l'ensemble des modules (inscriptions, enquêtes, facturation).

Création du dossier apprenant
La fiche apprenant centralise l'état civil, la formation suivie, le groupe, l'entreprise d'accueil, le contrat et le mode de financement ; le logiciel gère automatiquement la notion d'apprenant mineur ou majeur selon la date de naissance.

Gestion en cours d'année
Absences, convocations, sanctions disciplinaires, notes, visites pédagogiques et résultats CCF sont saisis au fil de l'eau, avec une disponibilité immédiate dans les tableaux de bord et dans la facturation.

Traitements périodiques et enquêtes réglementaires
Les fichiers SIFA, CEREQ, transfert d'effectifs région (format nominatif V3 pour les régions concernées) et les pré-inscriptions OCEAN sont générés depuis les données déjà saisies, avec un historique permettant de comparer les campagnes d'une année sur l'autre.

Clôture d'année
Les résultats aux examens sont saisis et les historiques archivés, pour alimenter les enquêtes de suivi d'insertion professionnelle des années suivantes.

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Un CFA doit répondre simultanément aux exigences du rectorat, des OPCO, de la région et de ses entreprises partenaires. Sans gestion centralisée, les données apprenants, contrats et enquêtes réglementaires sont dispersées et sources d'erreurs : des informations manquantes sur la fiche apprenant (nationalité, lieu de naissance, date de naissance) peuvent bloquer la production des enquêtes officielles SIFA, du transfert d'effectifs région ou de l'inscription aux examens OCEAN.

La Suite Ypareo offre une fiche apprenant complète intégrant inscription, contrat, financement, assiduité et résultats aux examens dans un environnement unique. Les enquêtes officielles (SIFA, CEREQ, transfert d'effectifs région) sont générées directement depuis les données saisies, sans retraitement manuel ni consolidation dans un tableur externe.

Concrètement, la centralisation des données dans la fiche apprenant évite les allers-retours entre services : le secrétariat, le service financier et l'équipe pédagogique travaillent sur le même référentiel en temps réel, et les enquêtes réglementaires, souvent redoutées car chronophages, sont produites en quelques clics depuis les données déjà saisies.

FAQ

Ypareo Neo couvre-t-il la gestion FL comme l’ERP historique ?

Ypareo Neo est optimisé pour les CFA et OFA développant une activité d’alternance : il couvre la gestion des contrats d’apprentissage, l’assiduité, le BPF et les enquêtes réglementaires essentielles. Pour les organisations multi-sites avec des processus très complexes, Ypareo ERP offre une modularité plus poussée. Un expert Ypareo peut vous aider à identifier la solution adaptée à votre structure.

Les enquêtes SIFA et CEREQ sont-elles générées automatiquement ?

Oui. La Suite Ypareo génère les fichiers d’enquête directement depuis les données apprenants saisies en cours d’année. L’historique des enquêtes permet également de comparer les campagnes et de vérifier la cohérence des données d’une année sur l’autre.

Comment gérer le transfert d’effectifs nominatif à la Région ?

Ypareo prend en charge le format nominatif V3 requis par certaines régions. Les données personnelles des apprenants (nom, coordonnées) sont incluses dans le fichier transmis via le portail Net CFA, puis détruites de la base régionale selon les délais réglementaires.