Classez et archivez automatiquement contrats, conventions et documents d'émargement dans une GED intégrée.
Classement automatique
Chaque document généré ou signé dans un module métier est archivé automatiquement dans la GED.
Ajout de pièces complémentaires
Les justificatifs (identité, diplômes) peuvent être ajoutés manuellement aux dossiers.
Enregistrement des accords OPCO
L'accord de prise en charge reçu est classé directement dans le dossier concerné.
Consultation centralisée
Les documents sont accessibles à tout moment depuis la fiche correspondante.
Hébergement sécurisé
La disponibilité et la conservation des documents sont garanties par un hébergement en France.
La Gestion Électronique de Documents (GED) est le socle d'archivage transversal de la Suite Ypareo : elle stocke automatiquement les contrats CERFA signés (apprentissage, professionnalisation), les conventions de formation, les accords de prise en charge OPCO, les feuilles d'émargement numériques ainsi que les pièces justificatives ajoutées aux dossiers apprenants et entreprises. Chaque document généré ou signé électroniquement dans un autre module de la Suite (contrat, signature, émargement) est classé automatiquement dans la GED, sans manipulation supplémentaire de l'utilisateur.
Un centre de formation manipule un grand volume de documents à valeur probante ou réglementaire (contrats, conventions, feuilles de présence, accords de financement) dont la perte ou l'égarement peut compliquer un contrôle administratif, un audit Qualiopi ou une demande d'archive d'un ancien apprenant plusieurs années après sa formation. Un classement papier ou dispersé sur des espaces de stockage non structurés multiplie le risque de perte et le temps de recherche d'un document précis.
La centralisation automatique dans la GED, associée aux modules producteurs de documents (contrats, signature, émargement, BPF), garantit que chaque pièce est retrouvable et exploitable sans reconstitution manuelle.En amont de l'archivage, la saisie des dossiers est fiabilisée par des bases de données préconnectées (RNCP, SIREN, BAN) qui limitent les erreurs de saisie manuelle,Concrètement, chaque document produit par les autres modules du logiciel vient s'archiver automatiquement au même endroit, consultable à tout moment sans recherche dans un système séparé.
Non, les documents produits par les modules contrat, signature électronique, émargement ou facturation sont classés automatiquement dans la GED.
Oui, des pièces justificatives (identité, diplômes, justificatifs employeur) peuvent être ajoutées manuellement aux dossiers apprenants ou entreprises.
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