Émargement en ligne

L'émargement numérique permet aux apprenants de signer leur présence en ligne depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, en remplacement des feuilles de présence papier. Le formateur ouvre une session d'émargement depuis son portail et choisit le mode de signature adapté à la séance : signature « tour à tour » sur le poste du formateur, signature à distance via le portail web de l'apprenant ou un lien reçu par email, ou signature via QR Code scanné par chaque participant. Les signatures sont horodatées et archivées de façon sécurisée dans la GED du logiciel.

Le suivi papier de l'assiduité est chronophage, source d'erreurs de saisie et difficile à exploiter en cas de contrôle par un financeur. Les OPCO et autres financeurs exigent des preuves de présence fiables et conformes pour valider la prise en charge d'une formation ; un émargement non conforme ou incomplet peut retarder ou compromettre un financement. La dématérialisation permet un suivi en temps réel de l'état des signatures et de l'assiduité, une certification des documents d'émargement et une gestion simplifiée des départs anticipés, tout en valorisant l'image de modernité du centre de formation auprès des apprenants et des entreprises.

Avec Ypareo Neo, l'émargement numérique génère un gain de 20 minutes par jour pour les équipes administratives (source : ypareo.com, page « Toutes les fonctionnalités »). Le module propose 3 modes de signature (tour à tour, à distance, QR Code) et une gestion illimitée du nombre de sessions d'émargement en ligne. Aucun chiffre agrégé sur le nombre total de signatures d'émargement traitées par an n'est publié à ce jour par l'éditeur pour l'ensemble du parc clients.

Concrètement, tout le processus est dématérialisé, de l'ouverture de la session par le formateur jusqu'à l'archivage automatique de la feuille signée dans la GED, avec un contrôle des présences en temps réel tout au long de la séance.