La certification Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité français d'accréditation), sur la base du Référentiel National Qualité défini par décret. Elle atteste qu'un organisme de formation, un CFA, un centre de bilan de compétences ou un prestataire de VAE respecte les exigences de qualité fixées pour la catégorie d'action qu'il exerce.
L'obtention de la certification suit un cycle en trois temps : un audit initial pour la première obtention, un audit de surveillance à environ 18 mois pour vérifier le maintien de la conformité, puis un audit de renouvellement tous les trois ans pour reconduire la certification.
La certification Qualiopi n'est jamais acquise de manière définitive : elle est conditionnée à la réussite de l'audit de surveillance puis de l'audit de renouvellement, selon un cycle de trois ans. Un CFA qui considère sa certification comme acquise une fois pour toutes risque de se retrouver pris de court lors de l'audit de surveillance, faute d'avoir maintenu la collecte de preuves tout au long de l'année.
Le choix de l'organisme certificateur, accrédité par le COFRAC pour la catégorie d'action concernée, revient à l'organisme de formation ou au CFA lui-même, qui contractualise directement avec le certificateur retenu. Le coût et les modalités précises de l'audit peuvent varier d'un certificateur à l'autre, tout en respectant le même référentiel national.
Choisir un organisme certificateur accrédité COFRAC pour la catégorie d'action visée. Toutes les catégories (formation, apprentissage, bilan de compétences, VAE) ne sont pas nécessairement couvertes par le même certificateur.
Anticiper l'audit de surveillance dès l'obtention de la certification initiale. Le délai d'environ 18 mois passe rapidement lorsque la collecte de preuves n'est pas centralisée en continu.
Documenter les preuves au fil de l'année plutôt qu'en amont de l'audit. Une preuve constituée a posteriori est plus fragile et plus chronophage qu'un suivi continu.
Vérifier que la certification couvre bien toutes les catégories d'action exercées. Un CFA qui développe une activité de formation continue doit s'assurer que sa certification couvre aussi cette catégorie.
Trois ans, avec un audit de surveillance intermédiaire à environ 18 mois pour vérifier le maintien de la conformité, avant un audit de renouvellement en fin de cycle.
Un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, choisi et contractualisé directement par l'organisme de formation ou le CFA qui souhaite être certifié.