Le SIFA (Système d'Information sur la Formation des Apprentis) est le dispositif national qui recense les effectifs d'apprentis, leurs caractéristiques et les données relatives à leurs contrats, au 31 décembre de chaque année. Il constitue la source de référence utilisée par les pouvoirs publics pour évaluer l'état de l'apprentissage en France et ajuster les politiques publiques du secteur.
Chaque CFA signataire de contrats d'apprentissage a l'obligation de transmettre ses données via le portail SIFA, ouvert chaque début d'année pour l'extraction des données au 31 décembre de l'année précédente.
Le SIFA désigne le système d'information dans son ensemble, tandis que l'enquête SIFA est la démarche annuelle de transmission des données par chaque CFA. Un CFA qui prépare mal l'extraction de ses données (antériorité de l'apprenant, situation avant apprentissage, données de contrat incomplètes) risque de transmettre une déclaration incohérente, avec un risque de relance ou de contrôle de la part des services statistiques.
Les données attendues par le SIFA (antériorité de l'apprenant, situation avant apprentissage, caractéristiques du contrat) sont normalement déjà présentes dans la fiche apprenant et le module contrat du logiciel de gestion, à condition que ces informations aient été correctement saisies dès l'inscription. Un logiciel de gestion CFA bien paramétré permet d'exporter directement ces données au format attendu par le portail SIFA (fichier TXT ou CSV), sans ressaisie manuelle.
Vérifier la complétude des données d'antériorité dès l'inscription de l'apprenant. Ces informations, souvent secondaires au moment de l'inscription, deviennent indispensables au moment de l'enquête SIFA.
Anticiper l'ouverture annuelle du portail SIFA. L'ouverture intervient généralement en janvier pour les données de l'année civile précédente : un délai serré qui impose une préparation en amont.
Utiliser l'export natif du logiciel de gestion plutôt qu'une ressaisie manuelle. Un CFA qui reconstitue ses données SIFA à la main multiplie les risques d'erreur et le temps passé.
Croiser les données SIFA avec le BPF de la même période. Une cohérence entre les deux déclarations limite les questions des services de contrôle.
Tout CFA signataire de contrats d'apprentissage, qui doit transmettre chaque année les données de ses effectifs d'apprentis au 31 décembre.
Ce sont deux déclarations distinctes mais qui s'appuient sur des données souvent communes (effectifs, caractéristiques des apprenants) : une cohérence entre les deux limite les risques de contrôle.