Le planning formation est le module qui permet d'organiser et de visualiser l'ensemble des séances d'un centre de formation : affectation des formateurs, des salles et des groupes d'apprenants, sur la durée complète d'un cursus. Il constitue le socle à partir duquel se déclenchent l'émargement, le suivi de l'assiduité et le calcul des heures de formation dispensées.
Un planning bien structuré détecte automatiquement les conflits d'horaires (un formateur ou une salle affectés à deux séances simultanées) et permet une visualisation à différentes échelles : par groupe, par formateur, par salle ou par site pour un CFA multi-établissements.
Le planning n'est pas qu'un outil de confort visuel : il constitue la donnée source qui alimente automatiquement l'émargement numérique, le calcul des heures de face-à-face pédagogique, et les centres de coûts qui répartissent l'activité des formateurs entre formations et sites. Un planning saisi de manière approximative (créneaux non actualisés, séances non fermées après réalisation) fausse mécaniquement toutes les données qui en découlent.
Chaque séance planifiée déclenche, le jour venu, une session d'émargement accessible aux apprenants via leur portail. Une fois l'émargement clos, les données remontent automatiquement dans le module d'assiduité, qui les utilise à son tour pour les déclarations réglementaires (BPF, enquête SIFA) et pour le calcul des centres de coûts.
Actualiser le planning en temps réel, pas rétroactivement. Un planning mis à jour après coup complique le rapprochement avec les données d'émargement réellement constatées.
Paramétrer les alertes de conflit d'horaires avant la validation d'un planning. Cette vérification automatique évite les doubles affectations découvertes trop tard, le jour de la séance.
Vérifier la cohérence entre le planning et le calendrier d'alternance de chaque groupe. Pour les groupes en apprentissage, le planning doit respecter les périodes définies par le calendrier d'alternance entre centre et entreprise.
Exploiter le planning pour anticiper la charge de travail des formateurs. Un suivi visuel de la répartition des heures par formateur aide à équilibrer les charges sur l'ensemble de l'année.
Oui, chaque séance planifiée déclenche une session d'émargement accessible aux apprenants au moment de la séance, sans ressaisie manuelle.
Un planning bien conçu permet une visualisation par site en plus des vues par groupe et par formateur, avec une détection des conflits d'horaires valable sur l'ensemble des sites du CFA.