L'enquête SIFA est la démarche annuelle par laquelle chaque centre de formation d'apprentis transmet ses données d'effectifs, de caractéristiques des apprenants et de contrats au système d'information national SIFA. Elle porte sur la situation constatée au 31 décembre de l'année écoulée et constitue une obligation pour tout CFA signataire de contrats d'apprentissage.
L'extraction des données s'effectue depuis les logiciels de gestion des CFA, au format TXT ou CSV attendu par le portail, à partir des fiches apprenants qui contiennent notamment l'antériorité de l'apprenant, sa situation avant l'entrée en apprentissage, et les données de son contrat.
L'enquête SIFA est un outil statistique national qui façonne les politiques publiques de l'apprentissage : elle sert notamment au calcul d'indicateurs de performance rattachés au critère 3.3 du référentiel Qualiopi. Un CFA qui néglige la qualité de sa transmission SIFA (données incomplètes ou incohérentes) affaiblit non seulement sa contribution statistique nationale, mais aussi la fiabilité de ses propres indicateurs de pilotage interne.
La préparation efficace de l'enquête SIFA repose sur la qualité de la saisie tout au long de l'année, dès l'inscription de chaque apprenant : antériorité, situation avant apprentissage et données de contrat doivent être renseignées au fil de l'eau plutôt que reconstituées en urgence à l'ouverture du portail.
Vérifier les champs obligatoires attendus par l'enquête dès l'inscription. Numéro UAI, type de CFA et données d'antériorité font partie des champs les plus fréquemment incomplets.
Tester l'export SIFA du logiciel de gestion avant l'ouverture officielle du portail. Un test anticipé permet de corriger les données manquantes avant la période de forte affluence.
Croiser les données transmises avec celles du BPF de la même période. Une cohérence entre les deux déclarations limite les questions des services de contrôle.
Communiquer en interne sur l'importance de la qualité de saisie tout au long de l'année. L'enquête SIFA n'est pas l'affaire d'une seule personne en fin d'année, mais de toute l'équipe qui inscrit les apprenants.
Chaque début d'année, pour l'extraction des données de l'effectif au 31 décembre de l'année civile précédente.
Oui, les données transmises via l'enquête SIFA alimentent notamment le calcul de certains indicateurs de performance rattachés au critère 3.3 du référentiel Qualiopi, relatif aux résultats obtenus par l'établissement.