La convention de formation est le document contractuel qui formalise l'engagement entre un organisme de formation et son client, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'un OPCO ou d'un autre financeur, pour la réalisation d'une action de formation. Elle précise notamment l'intitulé et les objectifs de la formation, le programme détaillé, la durée, les moyens pédagogiques mobilisés, le prix et les modalités de règlement.
La convention de formation se distingue du contrat de travail (comme le contrat d'apprentissage) : elle porte sur la relation entre l'organisme de formation et son client payeur, pas sur la relation entre l'apprenant et son employeur.
La convention de formation constitue une pièce centrale du dossier examiné lors d'un contrôle de la DREETS ou d'un audit Qualiopi : elle doit être cohérente avec le programme réellement dispensé, les émargements produits, et la facturation émise. Une convention rédigée de manière trop générique, sans programme détaillé ni objectifs précis, fragilise la capacité de l'organisme à justifier la réalité de son action de formation en cas de contrôle.
La convention précède généralement le démarrage de la formation et sert de référence pour vérifier, a posteriori, la cohérence entre ce qui a été prévu (programme, durée, prix) et ce qui a été effectivement réalisé (émargements, évaluations, facturation). Pour les contrats d'apprentissage, une convention spécifique peut compléter le contrat de travail lorsqu'un financement complémentaire de l'entreprise (co-financement) est prévu.
Détailler précisément le programme et les objectifs pédagogiques dans chaque convention. Une convention trop générique offre peu de valeur probante en cas de contrôle.
Vérifier la cohérence entre la convention et la facturation émise. Le prix et les modalités de règlement mentionnés dans la convention doivent correspondre exactement à ce qui est facturé.
Conserver les conventions signées pendant la durée légale requise. Ces documents font partie des pièces attendues lors d'un contrôle administratif et financier.
Adapter le modèle de convention selon le type de financement. Une convention pour une formation financée par un OPCO ne présente pas nécessairement les mêmes mentions qu'une convention avec un particulier payeur direct.
Oui, pour toute action de formation professionnelle continue réalisée par un organisme de formation avec un client, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'un autre financeur.
La convention de formation porte sur la relation entre l'organisme de formation et son client payeur. Le contrat d'apprentissage porte sur la relation de travail entre l'apprenti et son employeur, avec des règles et un formulaire CERFA distincts.