Le CERFA FA13 est le formulaire administratif officiel qui formalise un contrat d'apprentissage. Il regroupe les informations relatives à l'apprenti, à l'employeur, au maître d'apprentissage désigné, à la certification visée et à la durée du contrat. Sa signature par les trois parties (apprenti, employeur, CFA) vaut établissement du contrat de travail.
Une fois signé, le CERFA doit être déposé auprès de l'OPCO compétent, généralement par l'employeur ou pour son compte par le CFA, dans un délai de cinq jours ouvrables suivant le début d'exécution du contrat. Ce dépôt déclenche l'instruction du dossier par l'OPCO et, en cas de conformité, l'ouverture de l'échéancier de financement basé sur le NPEC de la certification.
Un CERFA correctement rempli mais dont les informations ne correspondent pas exactement au dossier de formation ouvert dans le logiciel de gestion du CFA (code RNCP différent, dates de session décalées, maître d'apprentissage non renseigné à l'identique) génère un rejet ou une demande de complément de la part de l'OPCO. La cohérence entre le document signé et les données saisies dans le système d'information du CFA conditionne la fluidité du dépôt.
Le CERFA n'est pas un document isolé : sa signature déclenche, dans un logiciel de gestion CFA correctement paramétré, l'ouverture automatique du dossier apprenant, le calcul du financement, et l'alimentation du calendrier d'alternance. La télétransmission dématérialisée du CERFA à l'OPCO, via une connexion API, accélère le traitement par rapport à un dépôt manuel.
Vérifier la conformité du CERFA avant transmission, pas après rejet. Un contrôle systématique des champs obligatoires (code RNCP, dates, maître d'apprentissage) en amont limite les rejets et les délais de retraitement.
Privilégier la télétransmission dématérialisée à l'OPCO. Elle réduit les délais de traitement par rapport à un envoi papier ou une saisie manuelle sur le portail de l'opérateur.
Conserver une copie signée dans le dossier de l'apprenant. Le CERFA fait partie des pièces justificatives attendues lors d'un contrôle de service fait par l'OPCO.
Anticiper les avenants en cas de modification du contrat. Tout changement (durée, employeur, maître d'apprentissage) nécessite un avenant CERFA, à déposer selon les mêmes délais que le contrat initial.
L'employeur, en règle générale, mais le dépôt peut être effectué pour son compte par le CFA lorsque le logiciel de gestion propose une télétransmission directe.
Un avenant doit être établi et déposé auprès de l'OPCO pour corriger ou modifier les informations du contrat initial, selon les mêmes règles de délai que le dépôt d'origine.