Pourquoi automatiser la facturation de votre organisme de formation
La facturation d’un CFA ou d’un OF implique des règles complexes : taux horaires variables selon le financeur, échéanciers conditionnés à la présence, remontées OPCO dématérialisées, déduction des absences non justifiées. Gérée manuellement ou dans des tableurs, cette activité est chronophage et sujette aux erreurs de calcul. Une erreur sur un montant OPCO peut entraîner un rejet et un retard de paiement de plusieurs semaines. Avec la Suite Ypareo, les règles de facturation sont paramétrées une fois et appliquées automatiquement à chaque groupe et chaque apprenant. La facturation est cohérente avec les données d’assiduité saisies par les formateurs et les paramètres financiers définis à l’inscription. Résultat : plus d’1,4 million de factures générées annuellement dans le cloud, avec un taux de disponibilité supérieur à 99,5 %
Comment fonctionne la facturation dans la Suite Ypareo
Paramétrage des règles
Taux horaires, conditions de prise en charge, unités de facturation et échéanciers sont paramétrés par financeur et par type de formation. Les statuts apprenants définissent si un apprenant est facturable et sur quelle base (dates de contrat, dates de formation, NPEC).
Génération des financements
À l’inscription, les financements sont générés automatiquement selon le statut de l’apprenant et les règles paramétrées. En cas d’absence de génération automatique (apprenant sans entreprise, formation sans tarification) Ypareo signale l’anomalie.
Extraction et validation des factures
Les factures sont extraites pour un groupe ou une sélection d’apprenants, puis validées avant envoi. Les factures validées ne peuvent plus être modifiées, garantissant l’intégrité des données transmises.
Envoi dématérialisé aux OPCO
Pour les contrats d’apprentissage et de professionnalisation, les factures sont transmises directement aux OPCO via les interfaces dédiées, sans ressaisie.
Interface comptable
Les écritures comptables sont exportées vers le logiciel de comptabilité du centre selon un paramétrage réalisé en amont avec l’équipe Ypareo.
Ce que ça change concrètement pour vos équipes
Pour le service financier, la facturation mensuelle qui occupait plusieurs jours se réduit à quelques heures. Les rejets OPCO diminuent grâce à la cohérence des données entre la gestion administrative et la facturation. Le suivi des règlements et les relances des impayés sont centralisés dans le même outil.
