C’est précisément maintenant que va se déployer la phase d’accompagnement de fond, celui du quotidien : maintenir le cap, corriger vite, valoriser souvent.
Pour cela, rien ne vaut un outil centralisé, un logiciel pensé pour les CFA, qui relie planning, suivi des heures, pédagogie, montée en compétences et alertes ciblées.
Vous retrouverez dans cet article les éléments qui façonnent un accompagnement de qualité, la manière dont vous pouvez mutualiser les informations et exploiter concrètement vos données pour sécuriser le parcours.
Notre bonus : des conseils opérationnels à appliquer tout de suite !
Tout ce qui concerne le parcours quotidien de l’apprenti(e) doit être consigné et centralisé (présence, compétences, temps de formation, incidents, échanges avec l’entreprise) pour être consulté et exploité dans un même environnement.
Un bon logiciel de gestion pour l’apprentissage doit au minimum permettre d’:
• Assurer le suivi des heures effectuées et les comparer aux exigences réglementaires : nécessaires pour justifier du volume de formation auprès du certificateur.
• Enregistrer et analyser les absences et les présences : nécessaires pour déceler les signaux faibles annonciateurs d’un décrochage ou de difficultés de l’apprenti.
• Associer missions et compétences à acquérir, collecter les preuves et visualiser la progression : nécessaires pour démontrer la réalité de la relation tripartite CFA-Employeur-Apprenti lors d’un audit.
Là où, autrefois, on jonglait entre plusieurs supports, le logiciel de gestion devient la colonne vertébrale : chacun (apprenti, maître d’apprentissage, référent CFA) parle enfin de la même chose… en regardant le même écran.
D’abord, laissez-nous vous présenter LÉA ... Non, ce n’est pas notre nouvelle apprentie, mais l’acronyme pour Livret Électronique de l’Apprenti (LÉA).
LÉA n’est pas une version PDF du livret papier, intégré à un logiciel de gestion. C’est l’outil central digitalisé du double accompagnement CFA / entreprise.
💡Bon à savoir
Plusieurs CFA le décrivent comme un espace qui “facilite le suivi des activités réalisées en entreprise, créant un lien permanent entre la formation théorique et la pratique professionnelle”.
Premier pilier d’une alternance réussie, le livret dématérialisé est rattaché à la pédagogie : il se nourrit du référentiel de compétences (4 713 référentiels de certifications enregistrés), des séances planifiées, des évaluations, et des commentaires des différents acteurs de la relation d’apprentissage.
Deuxième pilier, plus prosaïque mais tout aussi stratégique : l’assiduité et le temps de formation.
Les absences répétées ou les heures non effectuées sont des signaux faibles qui précèdent souvent un décrochage. Or, en tant que professionnels de la formation en apprentissage vous connaissez l’importance d’un relevé de présence précis et d’émargements simplifiés.
Ypareo Suite met clairement l’accent sur ce point : pour les CFA, la solution propose la dématérialisation des feuilles de présence, avec suivi de la traçabilité des absences via QR code, tablette et portail apprenant.
Le formateur ouvre une séance, les apprenants signent depuis un terminal (tablette, smartphone), en fin de séance, le formateur clôture et signe la session. Les absences sont automatiquement reportées dans le volet assiduité du logiciel et les feuilles numérisées archivées dans la GED et consultables à tout moment.
Un récapitulatif des absences par groupe est accessible, offrant une visualisation synthétique des absences des apprenants d’une même classe pour une vision globale.
Ce niveau de finesse est précieux pour :
• Repérer les absentéismes qui s’installent ;
• Alimenter les entretiens individuels (avec des données factuelles) ;
• Répondre aux contrôles de service fait, aux inspections, aux demandes d’OPCO.
Couplée à la planification flexible des plannings (groupes, e-learning, blended learning), cette traçabilité alimente directement le volume horaire suivi, les bilans pédagogiques et financiers, et les extractions attendues pour SIFA ou les financeurs.
L’enjeu n’est pas uniquement administratif : Le suivi rigoureux des heures et de l’assiduité est au cœur de la sécurisation des parcours, notamment pour les certifications fortement réglementées.
Le sujet est sensible pour tous les CFA. Aucun logiciel de gestion n’évitera 100% des ruptures, mais un certain nombre d’entre-elles pourraient être empêchées si les signaux faibles étaient mieux détectés.
Nous insistons donc sur l’intérêt de pouvoir visualiser les indicateurs qui permettent d’anticiper la rupture, un logiciel de gestion bien utilisé permet de les prévenir et les gérer autrement.
En effet, avec Ypareo Suite, plusieurs critères convergent : les absences et retards, suivis en continu via l’émargement numérique, avec les évaluations pédagogiques et la progression dans les blocs de compétences ainsi que les commentaires et alertes saisis dans le livret et les portails (formateur, entreprise, apprenant).
En croisant ces informations, le CFA peut identifier plus tôt les situations à risque, déclencher des actions et garder la trace des décisions et des accompagnements proposés.
En cas de rupture, le logiciel de gestion offre une mémoire consolidée de ce qui a été réalisé : relances, entretiens, propositions, repositionnements éventuels. C’est essentiel pour l’analyse interne (qualité, amélioration continue), mais aussi pour répondre à des demandes externes (autorités, justice, médiation).
Par ailleurs, le logiciel facilite la gestion administrative (CERFA, avenants, résiliations) et la mise en place d’un suivi post-rupture (accompagnement à la recherche d’un nouvel employeur, réorientation).
Enfin, la transmission des données au Tableau de bord de l’apprentissage national, participe également à la fiabilisation des données transmises à l’État sur les effectifs, les entrées/sorties, et donc les ruptures.
💡Notre astuce terrain
Paramétrer des seuils d’alerte (ex. : 3 demi-journées d’absence non justifiées = alerte automatique) et déclencher un entretien de suivi.
Du côté du CFA, il y a une attente forte : vérifier que l’apprenti acquiert effectivement les compétences nécessaires à l’obtention de la certification.
Du côté de l’équipe pédagogique, avec un logiciel de gestion, il devient possible de visualiser : la progression de l’apprenti de manière objectivée par des données, les compétences peu ou pas travaillés et de préparer les échanges avec le maitre d’apprentissage en s’appuyant sur des éléments concrets.
Pour l’employeur, le livret électronique sert de guide : il montre ce qu’il reste à faire et donne du sens aux missions confiées par le maitre d’apprentissage.
Pour l’apprenti, il matérialise sa progression et facilite l’auto-évaluation.
Le Livret Électronique de l’Apprenti bien paramétré permet de :
• Rattacher les activités réalisées en entreprise aux blocs de compétences du diplôme ;
• Suivre la progression de l’apprenti à la fois en centre et en entreprise ;
• Consigner les bilans intermédiaires, les visites, les alertes ;
• Associer automatiquement ces informations au dossier administratif, au contrat, au planning.
Concrètement, si vous êtes maitre d’apprentissage, associez chaque tâche en entreprise à une compétence du référentiel dans le logiciel de gestion, remplissez la grille d’évaluation intégrée, elle vous servira de support à un échange avec votre apprenti.
Vous donnez par ailleurs au formateur la possibilité de récupérer les éléments en temps réel et d’ajuster les séances en centre de formation. Ainsi la boucle est bouclée et documentée.
💡Notre astuce terrain
CFA, avec le maître d’apprentissage, formalisez 3 indicateurs simples pour chaque compétence (connaissance, savoir-faire, savoir-être) et convenez d’une auto-évaluation par l’apprenti puis d’une évaluation par le maître d’apprentissage. Le croisement autoévaluation / évaluation donnera les points de discussion du prochain débrief entre maître d’apprentissage et apprenti et entre CFA et entreprise.
Un logiciel de gestion simplifie la production d’éléments de preuve en vue d’un audit (dossier apprenti, recrutement, traçabilité des progressions pédagogiques évaluations, émargements, états d’absentéisme, gestion documentaire…).
Points pratiques :
• Paramétrez vos exports (présences, évaluations, compétences),
• Alimentez un dossier Qualiopi avec les éléments de preuves attendus pour justifier notamment l’accompagnement au long-court,
• Analysez périodiquement les indicateurs de suivi (taux d’absentéisme, pourcentage de compétences validées, nombre d’alertes de rupture) pour piloter les actions correctives.
💡Bon à savoir
Un outil, même très abouti, ne remplace pas une politique d’accompagnement. En revanche, il peut la rendre visible, cohérente et pilotable.
Pour illustrer cela, voici quelques cas d’usage concrets pour savoir que faire cette semaine avec les solutions de gestion Ypareo Suite, pour un accompagnement qui assure !
1. Vérifier les présences de vos groupes : corriger les écarts et relancer les apprentis absents sans justificatif.
2. Associer 2 missions récentes d’un apprenti à des compétences du référentiel et demander au MA d’ajouter une preuve de réalisation.
3. Programmer une auto-évaluation mensuelle et comparer avec la dernière évaluation MA pour préparer un débrief ciblé.
4. Paramétrer une alerte sur 3 absences non justifiées ou baisse de note (>2 mois) pour déclencher un entretien de régulation.
A vous de jouer !
